Centru de informatii Nexus Media
Telefon
0232.232.240
Mail
Web
  Produse software Nexus Media
 

Calcul si raportare salarii

Obiectivele acestui tutorial sunt de a invata cum sa adaugati salariati si toate informatiile aferente acestora in baza de date, cum sa operati concediile de odihna, concediile medicale, premiile si retinerile personale,  cum sa calculati avansul, bonul de lucru si lichidarea drepturilor salariale cuvenite salariatilor, cum sa intocmiti declaratiile fiscale privind salariile si fisierele care le insotesc.

Pentru a surprinde o plaja cat mai larga de situatii intalnite in practica, in legatura cu modalitatea de calculare a salariilor, vom lua ca exemplu trei  salariati pentru care vom calcula veniturile in luna octombrie 2011. Datele initiale referitoare la cei trei angajati sunt urmatoarele:
1.    Ionescu Maria este angajata la data de 01.01.2010 cu contract de munca cu timp partial (4ore/zi), pe o perioada nedeterminata, ca economist, cu un salariu negociat de 5.000 lei, este platitor de impozit si face parte din personalul administrativ al firmei.
La data de 12.10.2011 Ionescu Maria intra in concediu de odihna, primind in plus fata de indemnizatia de concediu un premiu de vacanta reprezentand 20% din salariul negociat.

2.    Salariatul Popescu Ion lucreaza din 08.08.2001 ca normator, in aria productiva. Este angajat cu carte de munca, pe o perioada nedeterminata, este platitor de impozit, avand si alte surse de venit. De asemenea, beneficiaza de doua tipuri de deduceri: deducerea personala de baza si primii doi copii. Salariul sau negociat este de 3.000 lei.

3.    Vasilescu Andrei este angajat din 01.08.2011 ca gestionar, cu contract de munca, pe o perioada determinata, este platitor de impozit, beneficiind de deducerea personala de baza,  salar negociat de 2.500 lei, dar lunar i se retine o garantie materiala de 150 lei.
Ca urmare a unui accident de munca, pe data de 20.10.2011 salariatul intra in concediu medical.
   
In plus fata de informatiile de mai sus, precizam ca angajatilor li se acorda lunar tichete de masa si in luna octombrie vor beneficia toti trei de un premiu normal in valoare de 100 lei.
Incepem exemplul cu adaugarea celor trei salariati si a datelor aferente in baza de date. Ulterior, dupa stabilirea salarului negociat, trecem la operarea concediilor de odihna, a concediilor medicale, retinerilor personale si premiilor. Modalitatea de calcul a avansului, a bonului de lucru si a chenzinei a 2-a, pana la obtinerea rapoartelor necesare va fi de asemenea urmarita etapa cu etapa.  In final, vom prezenta modul cum vor fi intocmite declaratiile fiscale referitoare la salarii si pasii de urmat pentru salvarea fisierelor corespunzatoare.

In derularea tutorialului am plecat de la scenariul ca veti face o implemenatre a solutiei de salariare de la zero.

1.    Adaugati formatiile de lucru
Veti creea pentru fiecare salariat cate o formatie de lucru, pentru aceasta deschideti modulul Formatii de lucru si apelati comanda de adaugare articol (butonul Adaug sau apasati tasta Insert ).
Formatiile create vor fi urmatoarele: Personal administrativ cu metoda de calcul salarial PerAdm, Indirect productivi cu metoda de calcul salarial IndPro si Personal auxiliar cu metoda de calcul salarial PerAux.

  tutorial_salarii_1_1


2.    Adaugati salariatii
Pentru adaugarea celor trei angajati in baza de date deschideti modulul Nomenclator personal si apelati comanda de adaugare articol (butonul Adaug sau apasati tasta Insert ).
In fereastra de editare care se deschide parcurgeti toate paginile (Identificare, Contact, Personal, Salariat,...etc) si completati informatiile aferente fiecarui salariat in parte.
Ionescu Maria
In pagina Salariat alegeti din lista derulanta formatia de baza: Personal administrativ si bifati optiunea Evidenta in registrul salariatilor.

Popescu Ion
In pagina Salariat alegeti din lista derulanta formatia de baza: Indirect productivi si bifati optiunea Evidenta in registrul salariatilor.

Vasilescu Andrei
In pagina Salariat alegeti din lista derulanta formatia de baza: Personal auxiliar si bifati optiunea Evidenta in registrul salariatilor.
tutorial_salarii_1_2

Daca plata salariilor se va face prin virament in contul de card, completati si datele referitoare la banca si contul de card deschis pentru virarea salariilor.
Inainte de salvarea salariatului bifati optiunea Modificare (este bifata implicit) pentru meniul Istoric in registrul salariatilor.

 
    Important
Pentru a avea o evidenta cat mai completa a datelor de personal ale salariatilor va recomandam sa completati toate informatiile cerute: certificatul de nastere, buletinul/cartea de identitate (de altfel CNP-ul este obligatoriu de completat), pasaport, livret militar, certificate/diplome de studii absolvite, adresa.
Incarcati si o fotografie a salariatului pe care o veti localiza executand click pe butonul Cauta poza de pe prima pagina a ferestrei de editare, cu precizarea ca fotografia trebuie sa aiba urmatoarele dimensiuni:
  • Inaltime intre 120-132 pixeli
  • Latime intre 85-94 pixeli
tutorial_salarii_1_4
 

3.    Adaugati contractele de munca
Pentru fiecare salariat in parte adaugati cate un contract de munca in Registrul salariatilor.
Deschideti modulul Registrul salariatilor si adaugati, mai intai, angajatorii, apoi adaugati pe rand salariatii - apasati butonul Adaugare Salariat si in fereastra deschisa selectati salariatul, apoi apasati butonul Adaugare din dreapta tabelului Contracte de munca.
In fereastra de editare a contractului completati toate campurile formularului, de ex.:
  • tipul de angajare: Contract de munca (alegeti valoarea corespunzatoare din lista derulanta Tip angajare);
  • pentru campul Calcul C.A.S. selectati valoarea Societate+Angajat;
  • pentru campul Calcul C.A.S.S. selectati valoarea Societate+Angajat;
  • pentru campul Calcul Aj.somaj selectati valoarea Societate+Angajat;
  • bifati campul Plateste impozit;
  • pentru campul Durata contractului selectati valoarea Nedeterminata;
  tutorial_salarii_1_3

O atentie deosebita trebuie sa acordati completarii normei locului de munca si normei de ore zilnice. In general, in cele doua casete de editare Norma ore/zi se introduce aceeasi valoare (8), dar exista si cazuri in care acestea difera. De exemplu, Ionescu Maria este angajata cu timp partial, de aceea in caseta de editare corespunzatoare normei locului de munca veti introduce valoarea 8, iar in caseta in care trebuie sa completati numarul de ore lucrat zilnic introduceti valoarea 4.

Dupa salvarea contractului de munca adaugati pentru salariatul si contractul respectiv de munca deducerile personale (deducerea de baza, copii,...etc). Pentru aceasta apasati butonul Adaug din dreapta tabelului Deduceri personale si coasigurati.

 
tutorial_salarii_1_6

Important este si sa completati fisa cu ultimele 12 salarii care este folosita, de exemplu, la calcularea indemnizatiei zilnice pentru concediul medical. Pentru aceasta executati click pe butonul Importa ultimele 12 salarii si completati zilele de stagiu si veniturile care stau la baza calculului CAS-lui, din ultimele 12 luni.

  tutorial_salarii_1_5

Daca salariatii au modificari de sporuri sau decizii de salarizare deschideti contractul de munca (butonul Modific) si in continuare deschideti fereastra de editare a Deciziilor de salarizare prin apasarea butonului din dreapta coloanei Salar+Sporuri;

tutorial_salarii_1_7

Un salariat intra in concediu de odihna
La data de 12.10.2011 Ionescu Maria intra in concediu de odihna. Pentru inregistrarea acestui concediu intrati in modulul Concedii de odihna si apelati comanda Adaug
In fereastra de editare completati numele salariatului, respectiv Ionescu Maria, numarul de zile de concediu de care beneficiaza, de exemplu 20, data la care incepe concediul, 12.10.2003. Daca plata indemnizatiei de concediu se va face in avans, bifati caseta de validare Plata in avans; in acest caz sa presupunem ca plata se va face la lichidare, deci caseta va ramane nevalidata.

  tutorial_salarii_1_8

Daca in prealabil ati stabilit in cadrul Optiunilor - Setari modalitatea de calcul a concediului de odihna (de exemplu calcul in functie de salariu negociat+sporuri permanente si de numarul de zile lucratoare din luna), puteti apela procedura de calcul executand click pe butonul Calcul de pe fereastra de editare pentru  a determina restul de plata catre salariat.

Calculez avansurile
Pentru calculul avansului puteti opta pentru una din urmatoarele metode:
  •  Calcul direct proportional cu numarul de ore lucrate, dar in cuantumul unui anumit procent din aceasta suma. In acest caz, pentru toti salariatii, indiferent de numarul de ore lucrate (dar > 0), se va calcula avans.
  •  Calcul in cuantumul unui anumit procent din salariul negociat, dar cu conditia lucrarii unui anumit numar minim de ore. In acest caz, pentru toti salariatii care au lucrat un numar de ore mai mic decat cel stabilit, nu se va calcula avans.

Presupunand ca optati pentru prima metoda, deschideti modulul Chenzina I Avans si in cadrul Setarilor din sectiunea Optiuni editati metoda de calcul a avansului si setati nivelul de rotunjire a acestuia.

tutorial_salarii_1_9

 
Completati numarul de ore lucrate folosind procedura de incarcare automata a orelor sau, daca salariatii nu au lucrat acelasi numar de ore, incarcati manual pentru exceptii orele lucrate.

  tutorial_salarii_1_10

Aceasta este situatia si in exemplul urmarit, intrucat salariatul Ionescu Maria, a intrat la data de 12.10.2011 in concediu de odihna. Apelati fereastra de editare, facand click pe butonul Deschid sau Enter  pe salariat si introduceti numarul de ore corespunzator pentru fiecare salariat in parte. Apelati procedura de calcul a avansului net executand click pe butonul Calcul de pe bara de instrumente.

  tutorial_salarii_1_11

Odata calculat avansul, puteti lista statele de avans si/sau fluturasii din sectiunea Rapoarte a modulului.


Pentru un salariat opriti  garantii materiale
Salariatului Vasilescu Andrei trebuie sa i se opreasca in fiecare luna o garantie in valoare de 150 lei. Pentru a opera aceasta retinere deschideti modulul modulul Retineri personale.  Apelati comanda Adaug si in fereastra de editare care se deschide alegeti din listele derulante tipul retinerii: Garantii materiale, numele salariatului: Vasilescu Andrei si completati in caseta de editare Rata lunara suma de retinut lunar ca si garantie: 150, apoi salvati retinerea.

  tutorial_salarii_1_12

    Un salariat intra in concediu medical
La data de 20.10.2011 Vasilescu Andrei, ca urmare a unui accident de munca, intra in concediu medical. Pentru inregistrarea acestui concediu, deschideti modulul Concedii medicale, apelati comanda Adaug si in fereastra de editare care se deschide selectati numele salariatului: Vasilescu Andrei, completati numarul si data la care a fost eliberat certificatul medical, tipul concediului medical: accident de munca, cod boala, data la care incepe concediul: 20.10.2011 si data la care se incheie: 31.10.2011.
Executati click pe butonul de comanda Calcul pentru a determina numarul de zile de concediu platite de societate si numarul de zile platite de FNUASS/Fd.Risc, precum si indemnizatia zilnica de concediu.

  tutorial_salarii_1_13

Se acorda fiecarui salariat un premiu  in valoare de 100 lei
Pentru acordarea de premii deschideti modulul Premii si apelati procedura de sincronizare.
In cazul in care de aceste premii beneficiaza toti salariatii, folositi procedura de incarcare automata: executati click pe butonul de comanda Incarcare automata de pe bara de instrumente, in cadrul ferestrei de editare care apare alegeti din lista derulanta Camp de prelucrat valoarea premii brute, din lista Operand 1 alegeti tot premii brute (care in acest moment au valoarea 0 deoarece nu a fost acordat nici un premiu), operatia va fi adunare (+), iar in caseta de editare Operand 2 introduceti valoarea 100. Astfel campul premii brute va fi incarcat cu valoarea 100 pentru toti salariatii.
 
tutorial_salarii_1_14

Pentru calcularea premiilor nete apelati comanda Calcul premiu normal - net din cadrul meniului derulant care apare când executati click pe butonul de comanda Calcul de pe bara de instrumente.

Calculati si acordati tichetele de masa
In vederea distribuirii carnetelor de tichete, trebuie ca, in prealabil, sa determinati care sunt seriile tichetelor ce urmeaza sa fie acordate fiecarui salariat. Mai intai, deschideti modulul  Bonul de lucru, si specificati care este numarul de tichete de masa ce revine fiecarui salariat. Daca acest numar este acelasi pentru toti salariatii folositi procedura de incarcare automata: click pe butonul Prelucrari si apoi Incarcare automata, in cadrul ferestrei care apare alegeti din lista derulanta Camp de prelucrat valoarea Nr. tichete de masa, operatia va fi de adunare (+), iar in caseta de editare Operand 2 completati numarul de tichete acordate.
Numarul de tichete de masa acordate fiecarui salariat se poate determina si automat, utilizand o formula de calcul pentru coloana Nr. tichete.

  tutorial_salarii_1_15

De asemenea, apelati fereastra de editare a setarilor pentru salarii (executati click pe butonul de comanda Deschide din cadrul optiunilor pentru setari), in cadrul acestei ferestre selectati pagina Parametri calcul salarii si verificati daca in caseta de editare Nr. luni dif. tichete ati completat numarul de luni dintre data calcularii salariilor (luna curenta) si data acordarii tichetelor (luna pentru care se acorda tichetele). De exemplu, daca acordati tichetele aferente lunii octombrie in aceeasi luna pentru care calculati si salariile, diferenta de luni care trebuie completata in caseta respectiva este 0, iar daca in octombrie acordati tichetele aferente lunii septembrie in caseta Nr. luni dif. tichete introduceti valoarea -1.

  tutorial_salarii_1_16

Dupa specificarea acestor informatii deschideti modulul Tichete de masa si apelati comanda Actualizare de pe bara de instrumente pentru preluarea datelor introduse din bonul de lucru si Calcul pentru repartizarea seriilor de tichete.


Calculati bonul de lucru (salariul brut realizat)
Pentru a calcula lichidarea trebuie ca mai intai sa calculati venitul brut realizat. In acest scop, in cadrul modulului Bonul de lucru, pentru fiecare salariat in parte, introduceti pontajul/numarul de ore lucrate. Orele lucrate se introduc astfel: pentru salariati care lucreaza in regie in campul Ore regie, iar pentru salariati care lucreaza in acord in campul Ore acord.

In cazul exemplificarii noastre numarul de ore lucrate nu este acelasi pentru toti salariatii (intrucat Vasilescu Andrei a intrat in concediu medical, iar Ionescu Maria in concediu de odihna), de aceea nu puteti folosi procedura de incarcare automata, solutia fiind de a completa numarul de ore pentru fiecare salariat in parte.
Inainte de a apela procedura de calcul a bonului de lucru trebuie sa verificati daca parametrii de calcul a venitului brut sunt cei corecti:
1.    In cadrul Setarilor din sectiunea Optiuni, executati click pe butonul Deschide. Apoi, in fereastra care se deschide aveti posibilitatea de a vizualiza/modifica setarile programului:
a) procentele taxelor si impozitelor platite de angajator si angajat, suma neimpozabila, nivelul salariului minim si al salariului mediu, ore lucratoare se definesc pentru fiecare luna in tabelul de pe pagina Impozite si taxe;

  tutorial_salarii_1_17

b) procentele pentru eventualele sporuri salariale acordate se definesc pe pagina Parametrii calcul salarii;
c) definirea analiticelor pentru conturile de cheltuieli, remuneratie si impozite si taxe datorate la buget;
d) taxele cu impozitele si taxele pe fiecare luna si impozitele si taxele anuale;
e) limitele inferioare si superioare de ani vechime si procentul acordat pentru sporul de vechime;
f)  limitele inferioare si superioare si procentul acordat pentru sporul de stres;
g) limitele inferioare si superioare si procentul acordat pentru sporul de fidelitate;
h) limitele inferioare si superioare de ore si procentul acordat pentru spor ore suplimentare;
i)  coeficientii de realizare a planului de contracte;
j)  zilele libere (sarbatorile legale) folosit pentru calculul zilelor lucratoare din luna.
  tutorial_salarii_1_18

2.    Metodele de calcul ale Bonului de lucru (salariului brut realizat) difera in functie de tipul de calcul ales pentru fiecare formatie in cadrul modulului Formatii de lucru.
a)    metodele de calcul ale salariului brut realizat si ale componentelor acestuia sunt definite in modulul Metode de calcul, tot cu ajutorul acestui modul acestea pot fi modificate sau se pot aduga metode noi de calcul;
b)    exista cinci metode implicite de calcul ale salariilor:
  • PerAdm - personal administrativ (TESA), calcul salariu regie functie de orele din luna.
  • PerAux - personal auxiliar, calcul salariu regie functie de orele din luna.
  • DirPro - personal direct productiv, calcul salariu regie functie de media orara lunara (aprox. 170 ore/luna).
  • IndPro - personal indirect productiv, calcul salariu regie functie de media orara lunara (aprox. 170 ore/luna).
  • Sumare - nu se calculeaza de catre calculator salariul realizat, aceasta metoda doar sumeaza la total drepturi cuvenite sumele completate manual.

Formulele efective de calcul pentru cele 5 metode le puteti vizualiza si eventual modifica in fereastra Metode de calcul executand click pe randul dorit a fi modificat, apoi editand noua formula. In final, apasati pe rand butoanele Testare si apoi Salvare.



De exemplu, sa presupunem  ca in formula de calcul a salariului realizat pentru personalul administrativ nu doriti sa intervina coeficientul de realizare a planului. Pentru a modifica formula de calcul deja introdusa, faceti click pe randul sal_real si in caseta de editare a formulei introduceti noua formula de calcul a salariului realizat: sal_reg+sal_aco+sal_paco+sal_ate+sal_rep+sal_intr. Daca doriti sa efectuati si alte modificari executati click pe butonul Aplica pentru a salva modificarea facuta, altfel apelati Salvez pentru salvare si revenire in fereastra principala.

  tutorial_salarii_1_19

Dupa verificarea/modificarea acestor setari, le salvati si reveniti in fereastra principala de la Bonul de lucru unde puteti da Calcul. Prin apelul acestei proceduri se determina venitul brut al celor trei salariati pentru luna curenta tinandu-se cont si de toate datele pe care le-ati introdus in modulele Concedii de odihna, Concedii medicale, Premii si Retineri personale.

  tutorial_salarii_1_20

Calculati chenzina a 2-a
Odata calculat Bonul de lucru puteti calcula si restul de plata, in acest scop deschideti modulul Chenzina II.  Si in calculul lichidarii se iau in considerare toate calculele anterioare efectuate in cadrul modulelor: Chenzina I, Concedii de odihna, Concedii medicale, Premii si Retineri personale. Pentru a efectua calculul apasati butonul Calcul de pe bara de instrumente.
Dupa efectuarea calculelor care determina restul de plata care revine celor trei salariati, puteti lista urmatoarele rapoarte:
  • Fluturasi lichidare - lista cu "fluturasii" ce cuprind sumele de plata ca lichidare pe care ii veti distribui salariatilor. Daca optati pentru listarea in dublu exemplar a fluturasilor, bifati caseta de validare 2 Fluturasi simultan, iar daca doriti ca dintre informatiile de pe fluturasi sa fie excluse cele mai putin importante bifati Format simplificat.
  • Borderou plati card - lista cu salariatii care primesc lichidarea prin virament in contul de card cu toate datele necesare. Inainte de a lista borderoul alegeti banca la care salariatii au deschis contul de card, completati data platii lichidarii in caseta de editare Data platii. Odata cu acest raport este creat si fisierul corespunzator al carui nume l-ati introdus in caseta de editare Nume fisier.
  • Centralizator viramente - lista cu viramente fonduri speciale, taxe si impozite.
  • Situatie recapitulativa - lista ce prezinta situatia recapitulativa privind plata salariilor.
  • Rapoarte configurabile - aveti posibilitatea adaugarii si configurarii propriilor rapoarte.

  tutorial_salarii_1_21

Pentru configurarea unui nou raport in functie de preferintele/necesitatile dvs. procedati in modul urmator:
  • click pe butonul Rapoarte de pe bara de instrumente laterala-stanga;
  • in fereastra care apare executati click pe butonul Rapoarte configurabile;
  • pentru adaugare (modificare) raport click pe butonul Adaug  (Modific);
  • in prima pagina trebuie introdus titlul raportului, numarul de linii pe care va fi afisata o inregistrare in raport precum si setul de date pentru raportul respectiv;
  • click pe butonul Inainte, iar in fereastra urmatoare alegeti campurile care vreti sa apara in raport;
  • click pe butonul Inainte si stabiliti campurile pentru care doriti subtotalul (grupari)
  • click pe butonul Inainte si selectati maxim 3 campuri pentru ordonarea raportului
  • click pe butonul Inainte, iar in ultima fereastra introduceti optiunile de filtrare a articolelor

Salariatului care a plecat in concediu de odihna, Ionescu Maria, am uitat sa-i acord  premiul de vacanta
Daca ulterior platii lichidarii intervin modificari (de exemplu: ati omis acordarea premiului de vacanta angajatului care a intrat in concediu de odihna), puteti calcula diferenta de achitat procedand astfel:
  • In cadrul modulului Chenzina II executati click pe Mut rest plata de pe bara de instrumente pentru a trece suma achitata deja in campul Alte drepturi platite.
  • Deschideti modulul Premii, localizati salariatul Ionescu Maria si deschideti fereastra de editare a premiilor executand click pe Deschid. In pagina de editare a premiilor de vacanta completati numarul de zile de concediu de odihna (20) si nivelul procentului din baza de calcul acordat ca premiu de vacanta (presupunand ca acesta este de 20%, in caseta de editare Procent introduceti valoarea 20).

tutorial_salarii_1_22

  • Premiul brut va fi determinat automat, iar pentru a calcula valoarea premiului net acordat apelati optiunea Calcul premiu vacanta - net din meniul derulant care apare cand executati click pe butonul de comanda Calcul de pe bara de instrumente. Va recomandam sa efectuati acest calcul doar pentru Ionescu Maria, iar in acest scop trebuie sa bifati caseta de validare Calculez doar un salariat (in Optiuni - Setari).

tutorial_salarii_1_23

  • Intrucat valoarea unuia dintre parametrii care intra in calculul venitului brut s-a modificat, trebuie sa refaceti calculul bonului de lucru pentru Ionescu Maria. Pentru aceasta, intrati in Bonul de lucru si bifati caseta de validare Calculez doar un salariat in cadrul setarilor, iar pentru determinarea noului venit brut apelati Calcul de pe bara de instrumente.
  • Reveniti in modulul Chenzina II, reapelati procedura de Calcul, iar suma care apare ca rest de plata va reprezenta diferenta dintre valoarea lichidarii recalculata si suma platita deja.

Creati si salvati declaratiile fiscale si fisierele aferente

Declaratia 112
Deschideti modulul Declaratia 112 si din bara de instrumente apasati butonul Culegere, iar din meniul care apare faceti click pe Culeg date si populez declaratia + Calculez totaluri si subtotaluri. Dupa finalizare, apasati butonul Salvare, iar din meniul care apare faceti click pe Fisier XML pentru validator (JavaScript) ANAF.

Declaratii FNUASS Concedii medicale
Deschideti modulul Declaratii FNUASS Concedii medicale si din bara de instrumente apasati butonul Actualizare pentru a aduce toti salariatii din luna in curs care se afla in concediu medical. Pentru salvarea fisierelor se apasa  Salvare, cu optiune de salavare fisiere pe discheta, hard disc sau se pot trimite pe mail la o anumita adresa. Se pot lista urmatoarele rapoarte:
  • Declaratie Anexa 1 si 2 - Declaratie privind evidenta obligatiilor de plata catre fondul National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate pentru concedii si indemnizatii
  • Cerere Anexa 12 - Cerere pentru rambursare sume in urma concediilor medicale

   


Punctaj:
100
8 voturi
1 2 3 4 5
0 comentarii
NexusMedia.ro © 2012 | Termeni si conditii de utilizare